"Sự kiện ảo - Virtual Event" - Xu hướng tất yếu của ngành tổ chức sự kiện

Virtual Event có hai hình thức: sự kiện kết hợp giữa ghi hình phát live và xen kẽ các nguồn tư liệu có sẵn trên các nền tảng truyền thông xã hội (Live 70%, Recorded 30%) hoặc sự kiện ghi hình biên tập và phát lại dưới hình thức live (Recorded 100%). Tùy theo tính chất và nội dung cần truyền tải mà các công ty có thể linh hoạt chọn lựa hình thức phù hợp.

Các Sự kiện ảo thường được tổ chức và truyền thông trên các nền tảng mạng xã hội, phổ biến là Facebook và YouTube. Bên cạnh đó, đối với các sự kiện có tính chất đặc thù, mang tính bảo mật cao như training nhà phân phối, huấn luyện nội bộ tập đoàn....doanh nghiệp có thể xây dựng một microsite mới - gọi là Landing Page, độc lập với website chính, chuyên cập nhật mọi tin tức liên quan đến sự kiện để người xem có thể theo dõi và tìm kiếm thông tin dễ dàng. Landing Page này cũng có thể liên kết với Facebook, YouTube... để tạo nên một hệ sinh thái chặt chẽ, góp phần hỗ trợ mạnh mẽ cho hoạt động truyền thông.

Sự khác biệt mang lại thành công của một virtual event

Giữa rất nhiều đơn vị tổ chức sự kiện ảo, sự khác biệt không phải đến từ thiết bị công nghệ mặc dù nền tảng của các sự kiện này đến từ công nghệ và kỹ thuật. Sự khô khan và đặc tính kỹ thuật của thiết bị không làm nên những cảm xúc “wow” – cảm xúc cần có của một sự kiện thành công. Thiết bị công nghệ chỉ là công cụ.

Để thành công trong virtual event, ai cũng nghĩ về yếu tố thiết bị đầu tiên, tuy nhiên 70% thành công của một sự kiện ảo lại thuộc về đội ngũ, về con người. Những nhân sự giấu mặt mới chính là “linh hồn” của sự kiện ảo”.

Vì vậy, mấu chốt mang đến thành công cho một sự kiện ảo đến từ chính đội ngũ vận hành tâm huyết, thấu hiểu và tường tận trải nghiệm khách hàng. Dù không hề lộ diện trên màn ảnh, nhưng nhờ họ mà toàn bộ thiết bị công nghệ phục vụ cho sự kiện ảo được kích hoạt trơn tru; từng góc máy trở nên rất logic, hợp lý, chỉn chu, bắt được khoảnh khắc ấn tượng chạm đến cảm xúc khách hàng.

• Virtual Event Producer – Bộ phận Sản xuất Sự kiện ảo

Họ là những người tập trung vào phát triển hậu cần sản xuất và công nghệ để đem đến những hình ảnh chất lượng, ấn tượng cho người xem.

• Virtual Marketing Manager – Quản lý Marketing Sự kiện ảo

Trong thế giới số cạnh tranh khốc liệt, khó có khả năng “hữu xạ tự nhiên hương” nhất là đối với việc tổ chức một sự kiện trực tuyến. Quản lý Marketing của sự kiện chính là người chịu trách nhiệm về hình ảnh dự án, hình ảnh thương hiệu, thông điệp truyền tải, quảng bá, viral sự kiện với các thông điệp phù hợp, giúp thu hút nhiều khách hàng mục tiêu tham dự vào sự kiện nhất.

• Visual Creators – Biên đạo hình ảnh

Sự kiện ảo không giới hạn trí tưởng tượng và ý tưởng, chính vì vậy biên đạo hình ảnh là một nhân vật chủ chốt không thể không nhắc đến. Sự kết hợp giữa hình ảnh thực tế, đồ hoạ, màu sắc và các yếu tố sáng tạo, chẳng hạn như giữa hình ảnh (visual), ánh sáng, âm thanh sẽ tạo nên một chương trình khớp đến từng khoảnh khắc với kịch bản.

• Virtual Space Staffers – Đội ngũ vận hành Sự kiện ảo

Như một sự kiện trực tiếp, không thể không nhắc đến đội ngũ vận hành của sự kiện ảo: tất cả từ hậu cần, hậu trường, hỗ trợ khách tham dự...

• Visual Editor – Biên tập hậu kỳ hình ảnh

Là người cực kỳ quan trọng, phụ trách chỉnh sửa hậu kỳ cho hình ảnh sự kiện, đảm bảo ánh sáng, âm thanh, hình ảnh được kết hợp nhuần nhuyễn không mắc lỗi kỹ thuật, đúng với kịch bản để truyền tải trực tuyến.

• Attendee Online Support – Hỗ trợ khách hàng trực tuyến

Nhiệm vụ của họ là giúp khách hàng đăng nhập, hỗ trợ kỹ thuật, hỗ trợ đăng ký, xử lý thông tin, trả lời câu hỏi hay giải quyết các vấn đề phát sinh trong thời gian sự kiện.

• Technology Platform Lead – Kỹ thuật viên chuyên môn nền tảng

Bất cứ sự kiện ảo nào cũng đều phải có nền tảng để phát hành, đó có thể là Zoomeeting, Microsoft Teams, Webex… Để tiến hành một suôn sẻ sự kiện, kỹ thuật viên phải thực sự có kiến thức sâu và am hiểu về kỹ thuật để đồng hành cùng đội ngũ, đưa sự kiện đến với khách hàng.

Virtual event – sản phẩm đi cùng ngành Tổ chức Sự kiện Việt Nam thời 4.0

Ngaycả sau khi nạn dịch đã kết thúc, sự bùng nổ của các sự kiện trên nền tảng kĩ thuật số vẫn sẽ tiếp tục. Theo dự đoán của công ty Data Connector, trong năm 2021, 80% lượng traffic Internet sẽ dành cho những buổi họp, video sự kiện online. Các doanh nghiệp và cộng đồng lớn nhỏ đều đang thích nghi với những sự thay đổi này, ‘virtual event’ hay ‘sự kiện ảo’ sẽ trở thành một phần không thể thiếu cho mọi thương hiệu trên thế giới.

Mỗi sự kiện trực tuyến đều có những mục tiêu khác nhau, tuy vậy trải nghiệm khách hàng vẫn là điều cuối cùng mà thương hiệu nào cũng đều muốn đạt được. Để xây dựng và duy trì sự hứng thú của khách tham dự suốt thời gian diễn ra sự kiện, việc quan trọng là bạn cần có một đội ngũ giỏi, nhiều trải nghiệm, hiểu rõ mục tiêu chương trình, giàu kinh nghiệm trong kỹ thuật và công nghệ thực tế ảo.

Mong rằng kiến thức trên đây sẽ là nguồn thông tin giá trị dành cho những ai đang theo đuổi con đường Truyền thông, Marketing trong tương lai.